Receptionisten, gastvrouwen en gastheren

Een hartelijk ontvangst is onderdeel van het visitekaartje van uw organisatie, want gasten willen zich welkom voelen wanneer ze kennismaken met uw bedrijf en dat geldt natuurlijk ook voor uw eigen medewerkers.
De inzet als ‘slechts’ receptiemedewerker gaat veel bij ons veel verder, zij zijn vooral gastvrouw- / heer voor uw bedrijf.

Want de directe of indirecte contactmomenten met uw gasten bepalen het beeld van uw bedrijf. Bijvoorbeeld van een vriendelijk ontvangst door onze gastvrouw- / heer die uw gast een kopje koffie aanbiedt tot en met het vertrek.

Daarnaast zorgen zij voor onder andere voor

  • vriendelijk, behulpzaam en accuraat afhandelen van telefoonverkeer en vragen
  • in ontvangst nemen goederen
  • bijhouden aan-/afwezigheid medewerkers en registratie
  • bedrijfshulpverlening
  • divers agendabeheer
  • postbeheer
  • administratieve handelingen
  • toegangscontrole
  • inzetbaar ter ondersteuning van uw facilitaire organisatie

Onze organisatie en medewerkers zijn erop gericht om u zo veel mogelijk te ontzorgen.

Want als bedrijf wilt u niets liever dat deze taken goed worden uitgevoerd door professionals met een representatief uiterlijk die hartelijk en vriendelijk zijn, extra behulpzaam zijn door van hun werkplek te komen dit nodig is en die uw gasten verrassen door hun verwachtingen te overtreffen? Ze werken vanuit een ontvangstconcept waar de gastbeleving centraal staat

Door uw receptiewerkzaamheden (volledig) uit te besteden aan ons bent u ervan verzekerd dat de verwachtingen van uw bezoekers in alle opzichten worden overtroffen.

Want de inzet als ‘slechts’ receptiemedewerker kan bij ons nog veel verder gaan als bijvoorbeeld  gastvrouw- / heer voor uw bedrijf.

Onze organisatie heeft jaren jarenlange ervaring met het realiseren van een passende receptiediensten die we ook we samen met u ontwikkelen.

De uitstraling van uw bedrijf en communicatie en zijn van grote invloed op een goed imago van uw bedrijf, vandaag maar ook bij toekomstige contactmomenten. Dit resulteert in een hogere klanttevredenheid en loyaliteit en draagt bij aan het succes van uw bedrijf. Want uw gast kan een bestaande klant die u ook op dit gebied zal aanbevelen maar uw gast kan ook een potentiële klant zijn.

Een professioneel en warm welkom warm dat naadloos aansluit op uw bedrijfsidentiteit versterkt de bezoekbeleving van uw gast. Dit kunnen we bewerkstelligen op diverse manieren en gaat veel verder dan alleen de eerste indruk.

Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van afspraken als deze ook bij onze medewerker op de agenda staat hoeft uw gast niet opnieuw te worden ingeschreven dit verkort wachttijd voor uw gast.

Dit geeft onze medewerker de kans om zich écht op de gast te concentreren, een jas aannemen, begeleiden naar een comfortabele stoel (wachtruimte), aanbieden van een vers kopje koffie, actuele lectuur en of begeleiden naar de afspraak / spreekruimte zelf.

Ook tijdens het bezoek van uw gast kan onze medewerker ervoor zorgen dat het de gast aan niets ontbreekt. Denk bijvoorbeeld aan de voorbereiding van de spreek-/ vergaderruimte. Reservering, zorgen dat het schoon is, wifi en of beeldmateriaal klaarstaan, aangename temperatuur, verse koffie / thee /water en desgewenst cateringvoorzieningen.

Bij vertrek kan onze medewerker ervoor zorgen dat uw gast op een vriendelijke en effectieve manier wordt uitgeschreven, desgewenst dat er een taxi gereedstaat, melding doet van actuele weers- en verkeersinformatie en dat uw gast vlot het parkeerterrein kan verlaten met eigen vervoer.

Op deze manier kunnen het gevoel beïnvloeden dat uw gast heeft tijdens zijn bezoek en zorgen we er voor dat dit ook na vertrek bijblijft. Van de eerste indruk of een reeds bestaand beeld wordt bevestigd, versterkt of ontkracht bij een bezoek aan uw bedrijf. Hoe is dat nu bij uw bedrijf? wilt u uitstralen en sluit uw bezoekbeleving hier op aan?

Onze organisatie heeft jaren jarenlange ervaring met het realiseren van een passende bezoekbeleving hetgeen we samen met u ontwikkelen.

We doen dat in principe als volgt;

Plan van aanpak

We kijken welke doelstellingen u wilt bereiken en welke mogelijkheden daarbij passen. Zodat dit naadloos aansluit op uw bedrijfsidentiteit.

Proces

We definiëren (alle) noodzakelijke processen die bij ontvangst, verblijf en vertrek een rol spelen en adviseren u naar optimalisatie. Ook gedurende een opdracht kan dit worden aangepast aan actuele / veranderende omstandigheden.

Omgeving

Wij adviseren u hoe de ontvangst, receptie, servicedesk en omgeving zo optimaal mogelijk in te richten zodat bezoekbeleving geheel tot zijn recht komt.

Medewerkers

Onze medewerkers gaan bijdragen aan het onderscheidende verschil. Wij werven en selecteren de beste mensen die optimaal passen bij uw organisatie, verzorgen de opleidingen en begeleiding, u heeft daar geen omkijken naar.

Voorbeelden / tips van ons belevingsmodel, die de beeldvorming van uw gast positief zullen versterken

Welkom

  • Nette parkeergelegenheid
  • Werkende intercom met camera
  • Behulpzame en vriendelijke gastvrouw-/ heer
  • Schone entree fris ruikend dito toilet
  • Wifi mogelijkheid
  • Actuele en passende lectuur
  • Verse koffie  / thee
  • Goede / sfeervolle verlichting
  • Effectieve en snelle inschrijving
  • Begeleiding naar wachtruimte / spreekruimte / afspraak
  • Prettig / schoon (zit) meubilair

Tijdens verblijf

  • Goede / sfeervolle verlichting
  • Prettig / schoon (zit) meubilair
  • Wifi mogelijkheid
  • Goede klimaatbeheersing
  • Verse koffie  / thee / water
  • Cateringmogelijkheden
  • Geen afleiding door storende collega’s etc.

Bij vertrek

  • Behulpzame en vriendelijke gastvrouw-/ heer
  • Verstrekken / meedelen weer en of reisinformatie
  • Effectieve en vlotte uitschrijving
  • Wegbewijzering parkeergelegenheid

Samenwerken met Receptiediensten

Betekent samenwerken met een betrouwbare solide partner met ruime ervaring op de moderne arbeidsmarkt. Meer weten? Neem dan contact met ons op.

 

Receptionisten, gastvrouwen en gastheren in Nederland en: